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10個(gè)Word常用技能,簡(jiǎn)單實(shí)用,辦公必備

2020-07-04 10:02:57
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供稿:網(wǎng)友

  工作中,每個(gè)人都會(huì)接觸的辦公軟件,就是Word。會(huì)用它的人可以3分鐘搞定工作,不會(huì)用的人,花上3個(gè)小時(shí)也不一定能完成。怎么才能把Word發(fā)揮出最大效果?今天小編來給大家推薦10個(gè)Word常用技能,非常簡(jiǎn)單便捷。

  1. 生僻字生成拼音

  我們難免會(huì)遇到幾個(gè)文檔里不認(rèn)識(shí)的生僻字,不用查百度,用Word自帶拼音功能可以幫你解決。只需要選中文本,單擊“開始”選項(xiàng)卡的“拼音指南”命令按鈕,就可以看到文字的拼音。

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  2. 設(shè)置自動(dòng)保存時(shí)間,防止死機(jī)丟文件

  花大力氣寫的文檔還沒保存,電腦就死機(jī)了,這種痛苦你是不是也經(jīng)歷過?其實(shí),單擊“文件”→“選項(xiàng)”→“保存”,把自動(dòng)保存時(shí)間設(shè)置為“1分鐘”即可。這樣Word每隔1分鐘就會(huì)自動(dòng)保存一次。即使死機(jī),頂多也就損失1分鐘之內(nèi)的內(nèi)容。

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  3. 一鍵拆分表格

  在Word里,當(dāng)表格太長(zhǎng)需要拆分時(shí),很多人只能刪除再新建一個(gè)表格。其實(shí)只需把光標(biāo)置于表格要拆分的位置,按快捷鍵:Ctrl+Shift+Enter,就可以輕松搞定。

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  4. 豎向刪除內(nèi)容

  Word里刪除內(nèi)容都要先選中,如果你要?jiǎng)h除的內(nèi)容是豎著對(duì)齊的怎么辦?一行一行選中太費(fèi)勁了,可以直接用豎向選擇功能:按住Alt鍵,再按住鼠標(biāo)左鍵來拖動(dòng),即可豎向選中文本。

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  5. 圖片批量修改大小

  文檔里圖片長(zhǎng)寬不一,不美觀,怎么快速統(tǒng)一大小呢??jī)刹骄秃茫?/p>

  ① 選中一張圖片,在“圖片格式”中,設(shè)置你需要的高度、寬度。

  ② 選中其他圖片,單擊鍵盤上F4鍵即可(筆記本電腦按Fn+F4鍵)。

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  6. 一頁(yè)紙打印

  打印時(shí),可能總有那么一兩行被單獨(dú)甩到一頁(yè)上。浪費(fèi)紙,閱讀起來還不方便。其實(shí),只要設(shè)置一下“一頁(yè)紙打印”即可:

  在功能區(qū)的搜索文本框內(nèi)直接輸入“打印”二字,選擇“預(yù)覽和打印”→“打印預(yù)覽編輯模式”。

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  在打印預(yù)覽編輯模式中,單擊“減少一頁(yè)”命令。

  7. 文本、表格相互轉(zhuǎn)換

  在Word里,當(dāng)數(shù)據(jù)、信息多的時(shí)候,用表格肯定比純文字清楚。這時(shí)你就可以把純文字一鍵轉(zhuǎn)換成表格。

  ① 選中你需要轉(zhuǎn)換的文本,單擊“插入”→“表格”→“文本轉(zhuǎn)換成表格”。

  ② 觀察“表格尺寸”,看行列數(shù)量是否正確。調(diào)整正確后點(diǎn)擊“確定”。

  注意:文本的分隔符號(hào)一定是英文符號(hào),像咱們案例中的逗號(hào)就全部是英文逗號(hào)。

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  如果想把表格內(nèi)容轉(zhuǎn)成純文字也很簡(jiǎn)單,只需要選中表格,單擊“表格”→“布局”→“轉(zhuǎn)換為文本”即可。

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  8. 圖片批量居中

  Word中插入圖片默認(rèn)都是左對(duì)齊,怎么給文檔里數(shù)十張圖片批量居中呢?用查找替換功能,批量替換圖片格式,10秒就能搞定。

  ① Ctrl+H,打開“替換”對(duì)話框。

  ② 在“查找內(nèi)容”一欄中輸入“^g”(“^g”代表圖片,^可以按shift+6輸入),或者單擊“更多”→“特殊格式”→“圖形”。

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  ③ 在“替換為”一欄中,單擊“格式”→“段落”→“對(duì)齊方式”,選中“居中”,然后點(diǎn)“全部替換”即可。

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  9. 合同信息兩欄對(duì)齊

  合同文檔中甲乙雙方的信息,通常要兩欄對(duì)齊,用敲空格的方式可以暫且對(duì)齊,但一旦輸入文本,后面的文字就跟著跑掉,很煩人:

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  正確做法是:

  ① 單擊“視圖”,勾選“標(biāo)尺”,打開標(biāo)尺功能。根據(jù)要對(duì)齊的位置,用鼠標(biāo)左鍵在標(biāo)尺上單擊一下,即可插入一個(gè)制表符。

  ② 依次在文本要對(duì)齊的位置,敲鍵盤上的Tab鍵,就搞定了。

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  10. 批量刪除空格空行

  在網(wǎng)上下載的文檔,打開總會(huì)有各種各樣的空格、空白行。把所有的空行全刪除,你可以用查找替換功能。

  首先,刪除所有空格:

  ① 按Ctrl+H,打開“替換”對(duì)話框。

  ② “查找內(nèi)容”一欄中輸入“^w”(代表空格,^可以按shift+6輸入),或者單擊“更多”→“特殊格式”→“空白區(qū)域”。

  ③ “替換為”一欄空著即可,代表刪除,最后單擊“全部替換”。

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  然后刪除所有空白行:

  ① 按Ctrl+H,打開“替換”對(duì)話框。

  ② “查找內(nèi)容”中,輸入兩個(gè)“^p”(代表段落標(biāo)記,也就是回車符),或者單擊“更多”→“特殊格式”→“段落標(biāo)記”。

  ③ 在“替換為”輸入一個(gè)“^p”,然后一直單擊“全部替換”,直到替換數(shù)量顯示剩0處。

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