文/保戩

  　單位傳統的考勤登記方式有工作量大、出錯幾率高、統計分析麻煩等特點，現在已經進入了信息時代，為何不用電腦來幫我們進行考勤呢？用Excel 2002制作簡單、快捷、準確的考勤表，你就能切身體會到信息時代的方便與快捷。

　　一、基本框架設置

　　首先要進行的工作當然就是新建工作簿，在工作表中輸入姓名、日期，制訂考勤表的基本框架。

　　1. 啟動Excel 2002，新建一個工作簿，命名為“2004年員工考勤表”，在工作簿中建立12個工作表。

　　2. 在當月工作表的A1、B1單元格中分別輸入“姓名”、“日期”，在A2單元格中輸入第1個員工的姓名，接著選擇A2、A3單元格，然后單擊“合并及居中”按鈕將兩個單元格合并為1個單元格，按照以上方法錄入其他員工的姓名（如圖1）。

　　3.在單元格C1中輸入“7-1”，程序將自動轉成“7月1日”（這里假定考勤從7月1日開始）。用鼠標點選單元格C1，并移 動鼠標到單元格的右下角，待出現實心“十”字的填充柄后，按住左鍵拖動到需要的位置，這樣在7月1日后便形成了一個日期序列。

　　4.單擊日期序列最后的“自動填充選項”智能填充標記，在彈出來的菜單中點選“以工作日填充”項，程序便自動將星期六、日去掉，不記入考勤日期。

　　5.選中整個日期行，在“單元格格式”對話框中點選“數字”選項卡。在“分類”列表中點選“自定義”項，在類型框中輸入“d"日"”，然后單擊“確定”按鈕。

　　二、錄制宏

　　1.點選工作表中的任意一個單元格，然后單擊“工具→宏→錄制新宏”菜單項，進入“錄制新宏”對話框。在“宏名”框中輸入準備錄制的宏的名稱——“返回當前時間”，“確定”后即進入宏的錄制階段（如圖2）。

　　2.輸入公式“=now( )”，然后按回車鍵，接著單擊“停止錄制”工具欄中的“停止錄制”按鈕結束錄制。

　　三、制作宏按鈕

　　1.單擊“視圖→工具欄→繪圖”菜單項，調出“繪圖”工具欄，接著選擇“繪圖”工具欄中的“繪圖→對齊→對齊網格”項。

　　2.單擊“視圖→工具欄→窗體”菜單項，調出“窗體”工具欄，然后單擊“窗體”工具欄上的“按鈕”，接著在單元格B2中拖動鼠標繪制一個按鈕，Excel將自動打開“指定宏”對話框，點選其中的“返回當前時間”宏，并單擊“確定”按鈕（如圖3）。

　　3.單擊按鈕，將按鈕上的文字更改為“上班”，并對文字大小、字體進行設置。然后單擊“繪圖”工具欄上的“選擇對象”按鈕，并按住“Ctrl”鍵，用鼠標將剛才制作的按鈕拖到B3中，即將制作好的按鈕復制到B3中，并將按鈕上的問題更改為“下班”。

　　4.確認“繪圖”工具欄上的“選擇對象”按鈕被選中，單擊“下班”按鈕，然后按住“Shift”鍵再單擊“上班”按鈕，將兩個按鈕同時選中。單擊“Ctrl”鍵，用鼠標將選中的兩個按鈕拖動復制到B列的其余單元格中。最后效果如圖4。

　　四、記錄出勤

　　選中待插入上下班時間的單元格，單擊同一行中的“上班”或“下班”按鈕即可。在單擊“上班”、“下班”按鈕時會返回很長一串數字，其實我們只需輸入諸如“13:30”這樣的時間即可。單擊“格式→單元格”菜單項，在彈出來的“單元格格式”對話框中點選“數字”選項卡，在分類框中點選“時間”，在“類型”框中點選“13:30”，最后單擊“確定”即可。

　　要把出勤記錄由公式結果轉換成具體的時間數值，否則當公式被重新計算后，其結果將更改。選中表中的所有數據單元格，單擊右鍵選擇“復制”，點選“編輯→選擇性粘貼”菜單項，在“選擇性粘貼”對話框中選中“數值”項，然后單擊“確定”。

　　五、統計結果

　　1.在日期行之后的單元格中依次輸入“遲到”、“早退”、“病假”、“事假”等需要統計的項目。并將這幾列中的單元格上下兩兩合并，使之對應于姓名行（如圖5）。

　　2.單擊單元格Y2，然后鍵入公式“=COUNTIF(C2:X2,">8：30")”（這里假設上班時間為8:30），并按回車鍵，Z2單元格中便會出現選中員工所有遲于8:30上班的工作日天數。同理在Z2單元格中輸入公式“=COUNTIF(C3:X3,">17：00")”(假設下班時間為17:00)，并按回車鍵，Z2單元格中便會出現選中員工所有早于17:00下班的工作日天數。

　　3.單擊AB2單元格輸入公式“=COUNTIF(C2:X3,"事假")”，并按回車鍵確認，AB2單元格中便出現了選中員工本月的事假次數。

　　4.其他人的統計方法可以利用Excel的公式和相對引用功能來完成。

　　5.單擊“工具→選項”菜單項，在彈出的對話框中點選“重新計算”選項卡，并單擊“重算活動工作表”按鈕。這樣所有員工的考勤就全部統計出來了。

　　圖1 創建考勤表


　　圖2 “錄制新宏”對話框


　　圖3 選擇“返回當前時間”宏


　　圖4 創建“上、下班”按鈕宏


　　圖5 創建相關統計項目