WPS文字里面表格轉(zhuǎn)換工具技巧二則

2019-09-11 22:43:25

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供稿：網(wǎng)友

在WPS文字的新版本中為用戶提供了“表格轉(zhuǎn)換工具”，允許用戶在表格與文本之間進(jìn)行相互轉(zhuǎn)換，本文將對(duì)常用的轉(zhuǎn)換技巧進(jìn)行簡(jiǎn)單介紹：
　　1、網(wǎng)頁資料的保存；　2、用戶資料的補(bǔ)充或追加。

　　網(wǎng)頁資料保存

　　很多時(shí)候，用戶希望保存互聯(lián)網(wǎng)上的資料，以便于日后查閱。但由于網(wǎng)頁通常按框架結(jié)構(gòu)進(jìn)行設(shè)計(jì)或排版，導(dǎo)致拷貝粘貼的內(nèi)容經(jīng)常包含許多嵌套的表格，如從網(wǎng)頁上拷貝內(nèi)容到WPS文字的結(jié)果如圖 1所示：

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圖1 WPS文字中拷貝網(wǎng)頁內(nèi)容

　　此時(shí)，用戶可以利用“表格轉(zhuǎn)換文本”工具對(duì)其進(jìn)行轉(zhuǎn)換。
　　具體操作步驟如下：
　　步驟1　按下組合鍵全選文檔；
　　步驟2　選擇“表格｜轉(zhuǎn)換｜表格轉(zhuǎn)換成文本”菜單項(xiàng)，在彈出的對(duì)話框中設(shè)置分隔符為“段落標(biāo)記”，勾選“轉(zhuǎn)換嵌套表格”復(fù)選框，如圖 2所示。
　　注意：勾選“轉(zhuǎn)換嵌套表格”復(fù)選框，該選項(xiàng)非常關(guān)鍵，它表明系統(tǒng)將表格內(nèi)的所有嵌套表格全部進(jìn)行轉(zhuǎn)換。

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圖2 表格轉(zhuǎn)換文本對(duì)話框

　　步驟3　點(diǎn)擊“確定”按鈕進(jìn)行轉(zhuǎn)換。由于轉(zhuǎn)換過程中只會(huì)清除表格，而不會(huì)對(duì)數(shù)據(jù)格式進(jìn)行處理，因此在圖 1中有很多空行或段首空格，用戶利用WPS的“文字工具”進(jìn)行后續(xù)處理后，結(jié)果如圖 3所示。

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圖3 表格轉(zhuǎn)換后經(jīng)“智能格式整理”的結(jié)果

　　數(shù)據(jù)補(bǔ)充或追加

　　在有些特殊情況下，用戶需要對(duì)WPS文字中的表格數(shù)據(jù)再補(bǔ)充或追加一些信息，在之前的版本中，即使用戶使用WPS表格添加后再復(fù)制到WPS文字中，操作也比較麻煩。
但在新版本中，用戶使用WPS文字中“文本轉(zhuǎn)換表格”工具就可以比較輕松地實(shí)現(xiàn)。如用戶希望在圖 4中追加兩名員工信息。

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圖4 員工通訊錄

　　由于目前的WPS文字轉(zhuǎn)換工具允許用戶使用任意（包括全角或半角）字符對(duì)數(shù)據(jù)進(jìn)行分隔，當(dāng)用戶進(jìn)行具體設(shè)置以后，即可實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)轉(zhuǎn)換。具體操作步驟如下：
步驟1　準(zhǔn)備補(bǔ)錄的數(shù)據(jù)，WPS文字對(duì)數(shù)據(jù)格式要求并不高，只要是固定分隔符間隔即可，數(shù)據(jù)如圖 5所示：

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圖5 使用文本文檔提供數(shù)據(jù)源

　　注意：由于序號(hào)使用自動(dòng)編號(hào)，因此在導(dǎo)入數(shù)據(jù)時(shí)，行首使用“逗號(hào)”進(jìn)行占位。
　　步驟2　使用WPS文字打開“通訊錄”文檔，將上圖中的兩行數(shù)據(jù)粘貼到表格下一行。
　　步驟3　選定兩行文字后，選擇“表格｜轉(zhuǎn)換｜文本轉(zhuǎn)換成表格”菜單項(xiàng)，在彈出的對(duì)話框中設(shè)置分隔符 “其他字符(O)”為“全角逗號(hào)”（，），系統(tǒng)會(huì)自動(dòng)識(shí)別并　　指定轉(zhuǎn)換列數(shù)5列，由于新增數(shù)據(jù)需要與原表匹配，因此用戶需要調(diào)整列數(shù)為：6列，調(diào)整結(jié)果如圖 6所示。

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圖6 “文字轉(zhuǎn)換表格”對(duì)話框設(shè)置

　　步驟4　點(diǎn)擊“確定”按鈕進(jìn)行數(shù)據(jù)轉(zhuǎn)換，最后將格式稍加調(diào)整后，結(jié)果如圖 7所示。

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圖7 員工通訊錄補(bǔ)充數(shù)據(jù)結(jié)果

　　小結(jié)
　　1、用戶可以使用“表格轉(zhuǎn)換工具”進(jìn)行表格和文本的相互轉(zhuǎn)換。
　　2、在使用“表格轉(zhuǎn)換”工具時(shí)，用戶可以自定義單個(gè)分隔符（包括半角或全角字符）。
　　3、當(dāng)用戶使用“表格轉(zhuǎn)換成文本”工具時(shí)，勾選“轉(zhuǎn)換嵌套表格”復(fù)選框，可以允許用戶將表格內(nèi)嵌套表格一次性轉(zhuǎn)換為文本。

　　適用范圍:
　　適用于WPS Office 2005（751）以上版本。(作者：WPS技術(shù)支持組 )

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