通過電腦的操作系統，我們可以設置共享文件的訪問權限，例如：只讀、禁止刪除、禁止修改、禁止剪切、禁止重命名等，但是無法實現禁止復制、禁止復制內容、禁止拖拽文件、禁止打印、禁止新建、禁止讀取等功能，或者也無法同時禁止其中的某些功能，只能同時選擇其一進行控制，這樣的管理方式未免有些一刀切，不夠靈活，無法滿足企業日常對共享文件權限的管理需求。
另外，如果企業的員工比較多，通過操作系統的用戶管理方式，只能一臺一臺單獨設置，無法分組、分部門、或者批量管理，這樣會給管理人員增加很大的工作量，而這些工作往往是既低效又低能，浪費了很多寶貴的工作時間。

操作系統本身對于共享文件沒有日志記錄功能，如果有人誤刪或者惡意修改共享文件，或者將涉及重要商業機密的文件外傳出去，系統則沒有記錄，事后追責也是相當困難的。所以很多企業選擇只讓用戶查看共享文件，禁止任何操作，通過這種方式禁止共享文件外泄，當然這種方式會給日常工作帶來很多不便，但也沒有其他辦法了。

有一款軟件叫大勢至共享文件管理系統（免費下載試用：http://www.grabsun.com/gongxiangwenjianshenji.html）是最近幾年新出的一款軟件，專門用于管理服務器共享文件權限，如圖所示：

這款軟件安裝操作十分簡單，前幾年的版本我記得不需要安裝，直接雙擊一下軟件就可以看到軟件界面，現在的版本需要簡單安裝一下，全程也就十幾秒，數據庫安裝也只需十幾秒。大勢至共享文件管理系統支持所有主流的Windows操作系統和數據庫，兼容性特別好。對網絡環境沒有特殊要求，也不需要加裝設備和更改任何配置。前提是安裝軟件前，需要在文件服務器上設置好共享文件，這樣安裝軟件后在系統界面就可以看到全部的共享文件列表了。控制哪個文件，就選中哪個文件，然后選擇用戶或用戶組，最后給其勾選權限，設置完畢。

大勢至共享文件管理系統對于共享權限的劃分十分精細，可以禁止刪除、禁止復制、禁止復制內容、禁止剪切、禁止重命名、禁止拖拽文件、禁止打印、禁止新建、禁止拷貝、禁止讀取等，這些控制項目可以任意組合使用，管理方式非常靈活方便。此外，還可以結合設置特定訪問程序功能，禁止共享文件通過網絡方式外發，例如：禁止QQ傳文件、禁止微信傳文件、禁止郵箱傳文件、禁止網盤傳文件、禁止云盤傳文件等。

通過勾選禁止復制文件和禁止拖拽文件，還可以禁止共享文件通過USB端口發送出去，例如禁止U盤拷貝共享文件，禁止移動硬盤拷貝共享文件，禁止手機拷貝共享文件，禁止手機和電腦互傳共享文件等。

最后不得不說一下系統的監控功能，如果我們只需要監控共享文件的操作使用情況，在界面上只需勾選“監控操作”即可，只要用戶訪問共享文件，系統就可以實時記錄IP地址、MAC地址、用戶名、計算機名、訪問時間、操作內容、訪問路徑等等，監控日志可以隨時導出和刪除，查詢方式也很智能。有了這些記錄，我們就可以將責任落實到每個人身上，一旦出現問題，也算有證可尋。

總之，大勢至共享文件管理系統可以幫助企業保護共享文件安全，防止重要商業數據外泄，可以為企業節省很大一筆管理成本。系統不但功能強大，而且操作簡單，適合企業任何崗位的員工操作使用，不需要專業的網絡管理知識，也不需要日常維護，真心是一款良心軟件。據說大勢至公司最近又更新了版本，新版增加了很多功能，頁面也優化了，感興趣的朋友可以下載體驗一下，試用時間是7天。